oleh Ahmad Luthfie H

Jika mendengar kata Arsiparis apa yang akan terfikirkan di dalam benak anda? Petugas arsip, penata dokumen bahkan penata buku. Bahkan, seringkali mendapat jawaban bahwa arsip sangat lekat dengan hal-hal kuno antik dan perlu dilestarikan. Setidaknya itulah jawaban orang awam ketika ditanyai perihal arsiparis.

Kata Arsiparis berasal dari bahasa Belanda yaitu Archivaris, sedang dalam bahasa inggrisnya adalah Archivist yang artinya juru arsip. Terdapat perbedaan antara Records Manager dan Archivist ada. Seorang records manager mengelola dokumen privat yang sifatnya sebagian besar tertutup yang tugasnya mulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, hingga penyusutan. Archivist adalah mengelola arsip statis yang bernilai kesejarahan sejak dari pengumpulan, penilaian, pengolahan, pelestarian dan akses layanan arsip (Suhardo Soerotani, fungsi asrsiparis di indonesia, http://bpad.jogjaprov.go.id).

Peralihan kedalam electronic record keeping mengharuskan adanya upgrade pada sistem teknologi dan informasi kearsipan. Kertas-kertas mulai digantikan dengan komputer, aplikasi-aplikasi kearsipan mulai bermunculan pada lembaga dan instansi baik negeri ataupun swasta. Namun yang menjadi pertanyaan apakah upgrade teknologi akan sesuai dengan tujuan awal untuk memudahkan proses penciptaan, distribusi, dan akses pada arsip tersebut?. Meskipun sistem teknologi kearsipan di upgrade dengan teknologi terkini namun tetap semua bergantung pada pengelolanya.

Investasi pada pengembangan teknologi akan mubazir dan tidak memberikan dampak bagi lembaga atau instansinya. Harries mengatakan bahwa Sebagai tanggapan terhadap pengembangan teknologi informasi, manajemen kearsipan lebih sering berfokus pada aspek teknis atau kebijakan. Ini mengabaikan dimensi sosial pengguna, manajemen kearsipan harus mempertimbangkan unsur-unsur praktis dari arsip dengan menghilangkan beberapa hambatan seperti kompleksitas prosedur akses atau banyak interpretasi konten arsip di masyarakat (Harries, 2009: 228-230).

Sebagai penyedia layanan informasi terdapat tujuh standar kompetensi pada penyedia informasi berdasarkan Standing Conference of national and university libraries (SCONUL) yaitu a) kemampuan mengenali kebutuhan akan informasi, b) kemampuan membedakan cara perbedaan penyebaran informasi, c) kemampuan membangun strategi menentukan informasi, d) kemampuan mengakses informasi, e) kemampuan mengevaluasi informasi, f) kemampuan mengorganisasi dan mengkomunikasikan informasi, g) kemampuan mensintesiskan dan mengembangkan/membangun informasi yang telah ada menjadi ilmu pengetahuan baru (Musliichah dalam Laksmi, 2016: 203).

Maka, arsiparis sebagai pengelola arsip yang telah mendapatkan pendidikan dan pelatihan dibidang kearsipan harus mampu membuat regulasi yang sederhana dan mudah bagi lembaga atau instansi yang menaunginya. Dengan pengembangan teknologi disertai perubahan pola fikir arsiparis yang berorientasi pada konsumen akan membuat sistem berjalan secara efektif dan efisien.

Memahami profesi arsiparis berarti mendalami pengetahuan mengenai manajemen kearsipan dan manfaatnya bagi lembaga yang memakai jasanya. Arsiparis adalah pekerjaan profesional yang dipelajari dalam jangka waktu tertentu dan memiliki spesialisasi. Terdapat kualifikasi dan kemampuan untuk mencapai kriteria tertentu. Ini yang akan menjadikan arsiparis berbeda dengan profesi lainnya. .

Arsiparis yang tidak memiliki pengaruh terhadap penggunaan teknologi digital di lembaganya, menyebabkan fungsi otonom mereka sebagai profesional diminimalkan. Ketika arsiparis kehilangan status profesional, ia membuka kemungkinan bagi kelompok profesional lainnya untuk menggantikannya. Jika ini terjadi, arsiparis berisiko terpinggirkan sebagai penjaga catatan sejarah berbasis kertas di gudang.

Profesi Arsiparis tidak bisa menunggu sampai mereka mendapatkan lebih banyak sumber daya, mereka benar-benar harus mengklaim posisi mereka. Cara untuk mengatasinya dapat dilakukan dengan cara memperkuat profesi dengan memberi mereka keterampilan, alat kerja, dan metode yang sesuai untuk memenuhi persyaratan pencatatan elektronik, seperti mengembangkan model untuk auditing (Maria Kallberg, 2012:14). Arsiparis di era digital harus mampu mengeksploitasi ilmu pengetahuan dengan terus berfikiran terbuka terhadap kemajuan zaman

Refrensi

Harries. 2009. “Managing Records, Making Knowledge and Good Governance”. Record Management Journal, Vol 19 no.1

Kallberg, Maria. “Archivist 2.0: Redefining the archivist’s Profession in the Digital Age”. Record Management Journal. 2012

Musliichah. 2016. Bunga Rampai kearsipan. Yogyakarta: UGM Press

www.bpad.jogjaprov.go.id

%d bloggers like this: